Hete en koude data en Magento
Wat zijn de verschillen en hoe pak je dat aan?
Wie een Magento-shop wil koppelen aan externe systemen komt al snel in de verleiding om voor een alles-in-een oplossing te kiezen. Softwarepakketten als Afas en Exact worden immers steeds uitgebreider en als je toch al alle productdata in zo’n systeem hebt staan, waarom dan niet?
Het antwoord is simpel: Als de status van zo’n product wijzigt, bijvoorbeeld de prijs of voorraad, zal een boekhoudpakket alle data - inclusief afbeeldingen en PDF’s - opnieuw naar Magento zenden. Dat hóéft geen probleem te zijn, maar als je véél artikelen hebt of veel prijsstaffels (B2B), dan zal het je gaan opvallen dat deze wijzigingen enorm veel tijd in beslag gaan nemen. Ook kunnen partijen als Exact restricties opleggen aan het aantal verbindingen, wat de boel nóg verder vertraagt. Daarom pleiten wij voor een strikte scheiding van koude en hete data (cold data en hot data). Maar wat is dat; hete en koude data?
Wat wijzigt vaak aan je product?
Een artikel kent in de praktijk een aantal attributen. Denk aan een titel, prijs, omschrijving, voorraad, afbeelding(en), gebruiksaanwijzingen en diverse andere attributen waarmee je je artikel kunt verrijken (kleur, maat, etc). Als je een artikel toevoegt aan je assortiment, zal je daarna de titel, afbeeldingen of omschrijving niet of zelden wijzigen. Daarom noemen wij dit soort attributen koude data.
Prijs en voorraad zijn typisch zaken die zeer vaak zullen wijzigen. Immers: als je een artikel verkoopt, verandert de voorraad. Wordt je voorraad weer aangevuld, dan zal de nieuwe status weer naar Magento gestuurd worden. Prijzen zijn, zeker in deze inflatoire tijd, óók aan veranderingen onderhevig. Heb je bijvoorbeeld 10 verschillende staffels voor je klantgroepen, dan zal jouw systeem bij een prijswijziging 10 nieuwe prijzen naar Magento sturen! Evenzo geldt dit voor aanbiedingen en actietarieven. Prijs en voorraad noemen wij hete data. Ook klantgegevens vallen hieronder: er kunnen immers nieuwe klanten bij komen, mensen verhuizen, krijgen een nieuw telefoonnummer, etcetera.
Idealiter komen koude en hete data uit verschillende systemen
We nemen als voorbeeld een bedrijf dat met Exact werkt. Hierin staat natuurlijk het actuele assortiment, de prijzen, de voorraden én alle klanten. Stel nu dat er een nieuw artikel wordt toegevoegd. Exact zal dan het artikelnummer, titel, prijzen en voorraad naar Magento sturen, maar het artikel op onzichtbaar zetten. Het artikel is dus nog niet te koop.
Op de achtergrond gebeurt er namelijk nog iets: Het artikelnummer en de titel worden ook naar een PIM gestuurd, een Product Informatie Management systeem, bijvoorbeeld Akeneo. Een dergelijk systeem is optimaal ingericht om producten op gebruiksvriendelijke wijze te beheren, iets wat zeker is aan te bevelen als je bijvoorbeeld met meerdere talen werkt. In Akeneo wordt het artikel verrijkt met omschrijvingen, afbeeldingen, attributen, etcetera. Voldoet een artikel aan de ingestelde parameters, dan stuurt Akeneo de productinformatie naar Magento en wordt het artikel op zichtbaar gezet. Vanaf dat moment is het artikel te koop in je webwinkel.
Als een klant vervolgens het artikel koopt, stuurt Magento deze order door naar Exact. Zo kun je de bestelling afhandelen zoals je dat al was gewend binnen je bedrijfsvoering. Is het artikel eenmaal uitgeleverd, dan zal Exact alleen deze voorraadmutatie naar Magento terugsturen. Dit alles gaat in een fractie van een seconde. Zo blijft je shop optimaal snel terwijl je administratie altijd up-to-date is.
Ridders heeft veel ervaring met het koppelen van genoemde systemen met Magento en kan je van dienst zijn met raad én daad. Meer informatie? Neem dan contact met ons op. Het eerste kennismakingsgesprek is altijd gratis.
Wat is warme data?
Warme, of hete data bestaan uit productgegevens die in de regel op een factuur komen te staan als iemand het product koopt. Denk aan het artikelnummer, de naam, de prijs en de klantgegevens. Ook de actuele voorraadstatus wordt tot de warme data gerekend.
Wat is koude data?
Koude data bestaan uit productgegevens die in de regel niet op de factuur komen te staan als iemand het product koopt. Denk aan de omschrijving, foto’s en video’s, gebruiksaanwijzingen, SEO-informatie en attributen. Zaken die je op je webshop zelden zullen wijzigen als je ze eenmaal juist hebt ingesteld.
Wat moet ik nog meer weten?
Welke systemen zijn geschikt voor het versturen van koude data?
In de regel zijn dat boekhoudpakketten, al schiet die omschrijving natuurlijk te kort voor pakketten als Exact en Afas. "Een systeem dat je gebruikt voor het beheren van voorraad en administratie" is dan wellicht een betere omschrijving.
Welke systemen zijn geschikt voor het versturen van warme data?
Dat zijn product informatie managers, ook wel PIM-systemen genoemd. Vooral Akeneo is een veel gebruikt systeem, omdat dit uitermate geschikt is voor het beheren van grote aantallen producten in meerdere talen. Ook telt mee dat er een open source versie van beschikbaar is, wat aanzienlijk in de kosten kan schelen.
Kan ik ook zonder PIM?
Ja, dat kan. Er zijn klanten die hun artikelbeheer rechtstreeks in Magento doen. Dit gaat prima, zolang je winkel één taal heeft. Magento gaat een beetje shabby om met meertaligheid, waar je achter gaat komen als je bijvoorbeeld een Nederlandstalig artikel wilt kopiëren naar een andere taal. Specifiek blijft zo’n artikel vaak hangen op een niet-kloppende URL. In zo’n geval kun je beter voor een PIM als Akeneo kiezen. Die stuurt het gekopieerde artikel immers pas door als het anderstalige artikel “compleet” is, inclusief de juiste URL.
Samen aan de slag met jouw project?
Neem dan contact op met Ron Arends
E-mail
ron@ridders.nl
Telefoon
072 71 000 11